REGLAMENTO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL

INTRODUCCIÓN

El Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, tiene como misión la implementación de estrategias y acciones de identificación, valoración, protección, recuperación y divulgación, con el fin de garantizar el ejercicio efectivo de los derechos patrimoniales y culturales de la ciudadanía. En este sentido, la Subdirección de Divulgación de los Valores del Patrimonio Cultural, en el Acuerdo 02 de 2007, en su artículo 7 literal g. “Administrar el Centro de Documentación del Patrimonio Cultural en concordancia con el Sistema de Información Cultural del Distrito Capital y las normativas vigentes en otras entidades del ámbito distrital o nacional”. Dentro de sus objetivos estratégicos está: Divulgar los valores de patrimonio cultural en todo el Distrito Capital.

Por tal razón, y en aras de lograr dicho objetivo que satisfaga las necesidades de información de sus usuarios, se ha establecido el siguiente reglamento.

ANTECEDENTES

MARCO LEGAL

Según el Acuerdo 02 de 2007, artículo 4, literal a. Gestionar la ejecución de políticas, planes, programas y proyectos para la protección, intervención, investigación, promoción y divulgación del patrimonio cultural tangible e intangible y de los bienes y servicios de interés cultural del Distrito Capital, el siguiente reglamento se rige bajo las siguientes normas nacionales:

Constitución Política de Colombia

• Artículo 15.“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.”

• Artículo 20.“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.” Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

• Artículo 23.“Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales” Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.

• Artículo 70.“El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.

• Artículo 71.“La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.”

• Artículo 72.“El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.”

• Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Legislación aplicada al Reglamento

Ley 11 de 1979:“Por la cual se reconoce la profesión de Bibliotecólogo y se reglamenta su ejercicio”.

• Ley 23 de 1982: “Sobre derechos de autor”.

• Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos en su título VI. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS, artículo 27. Sobre el Acceso y consulta de los documentos estipula que “Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.”

• Ley 734 de 2002:Código Disciplinario Único: Artículo 34 DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionarios competentes. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

• Ley 1409 de 2010: Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones"

•Ley 1712 de 2014: "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones."

•Ley 1755 del 30 de junio 2015: artículos: 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 y 23. “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

•Decreto 865 de 1988: “Por el cual se reglamenta la Ley 11 de 1979 sobre el ejercicio de la profesión de Bibliotecólogo.

•Decreto 541 de 2015: "Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo Distrital 594 de 2015, se crea el Sistema Distrital de Formación Artística y Cultural - SIDFAC, y se dictan otras disposiciones” Artículo 8, numeral 5. Acuerdo 163 del 9 de abril de 2008: “Por el cual se insta a las entidades públicas del orden local y nacional, así como a las privadas de garantizar el cumplimiento de la Ley 11 de 1979, sobre el ejercicio legal de la profesión de Bibliotecólogo en el territorio colombiano”.

Acuerdo No. 136 de 22 de noviembre de 2016: “Por el cual se adopta el código de ética de la profesión de Bibliotecólogo en el territorio colombiano.

Resoluciones Internas:

• Resolución 180 del 5 de abril de 2011 “Por la cual se crea el Comité de archivo del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural”.

• Resolución 303 del 11 de junio de 2013 “Por la cual se modifica la Resolución 180 del 5 de abril del 2011.

• Resolución 1009 del 23 de octubre de 2015 “Por medio de la cual se modifica la Resolución 303 del 11 de junio de 2013.

• Resolución 901 del 14 de octubre de 2014 “Por la cual se crea y establece el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) del Instituto de Patrimonio Cultural.

OBJETIVO DEL REGLAMENTO

Establecer las directrices, pautas y políticas que regulen el funcionamiento del Centro de Documentación del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC para garantizar a los usuarios la puesta al servicio de la colección general de la entidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Garantizar la conservación y custodia de las colecciones correspondientes al patrimonio documental del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural IDPC.

• Definir los procedimientos administrativos y técnicos para la normalización de la gestión del Centro de Documentación del IDPC.

• Catalogar las colecciones sobre patrimonio cultural de Bogotá para ponerlas al servicio de investigadores, estudiantes y ciudadanos en general.

• Brindar servicio de referencia a usuarios internos y externos con el fin de orientarlos en sus búsquedas.

• Gestionar mediante diferentes formas de adquisición el desarrollo de colecciones

• Administrar y gestionar a través de un sistema de información el Centro de Documentación.

ALCANCE

Establecer el Reglamento del Centro de Documentación para administración y gestión de las colecciones para estar al servicio de los usuarios internos y externos del Instituto.

El Reglamento aplica al Centro de Documentación entiéndase este como aquél que alberga la colección bibliográfica, hemerográfica, de documentos grises, de cd y fotografías del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural.

VALORES DEL SERVICIO

El Centro de Documentación del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural establece como valores de su servicio los siguientes:

a. Acompañamiento: Apoyo armónico en la consulta que desarrolla el usuario;

b. Amabilidad: Interés genuino en ayudar al usuario a alcanzar el objetivo de la consulta;

c. Credibilidad: Brindar al usuario información clara y cierta sobre el tema que consulta;

d. Generosidad: Disposición constante a dar valor agregado al servicio que se presta;

e. Respeto: Dar trato considerado, deferente y cortés a los usuarios del Centro de Documentación.

DE LOS USUARIOS

El Centro de Documentación considera los siguientes tipos de usuarios, quienes podrán acceder a la documentación en la Sala de Consulta, una vez estén debidamente acreditados:

Investigadores

Usuarios ocasionales

Investigadores: Profesores y académicos universitarios de cualquier nacionalidad, cuya condición ha sido acreditada mediante carta de presentación o documento que así lo indique; que propongan una investigación con un largo período de estudio y que hagan uso constante de los documentos que reposan en el Centro de Documentación.

Requisitos de acceso: Llenar los formatos que conforman la Hoja de Investigadores.

Además, debe entregar al Centro de Documentación un ejemplar del (los) trabajo(s) publicado(s) para el (los) que haya(n) usado las colecciones. Esta(as) publicación(es) se destinará(n) al Centro de Documentación del IDPC.

Usuarios ocasionales: Son ciudadanos en general, estudiantes y funcionarios internos de la Entidad que se acercan al Centro de Documentación para resolver necesidades de información puntual y específica sobre algún tema de interés.

Requisitos de acceso: Para los usuarios externos se les solicita un documento con foto y número de identidad, y diligenciar los datos que se solicitan en el formato de consulta y préstamo de documentos. Los usuarios internos deberán presentar el carnet que los acredita como funcionarios de la entidad; como la colección del Centro de Documentación es cerrada, por lo tanto los usuarios internos no podrán ingresar donde se encuentra almacenada sin la supervisión de un funcionario encargado de esta.

Para el préstamo y la consulta de la colección se hará a través de uno de los funcionarios del Centro de Documentación encargado de este servicio.

DEL ACCESO A LA SALA DE CONSULTA Y A LOS DOCUMENTOS

El ingreso o salida de algún documento de la colección general por asignación o traslado de funciones en la entidad a través de actos administrativos, deberá estar oficializado por actas de entrega y se deberá llevar un registro general (formato GD-F10 Formato Único de Inventario), que corresponda a los documentos que presenten la novedad.

Las salidas temporales de documentos de la entidad por motivos legales, técnicos y exposiciones deberán registrarse en el formato único de inventario (GD-F10 Formato Único de Inventario).

• El acceso al Centro de Documentación de la entidad será gratuito y en las condiciones que se indican en el presente reglamento.

• No se permite el ingreso de personas en aparente estado de embriaguez o bajo los efectos de fármacos o alucinógenos.

• Para acceder a las colecciones del Centro de Documentación, sin importar su soporte físico, se deberán diligenciar el formato de Préstamo y Consulta.

• Para realizar cualquier consulta, debe dirigirse a los responsables del Centro de Documentación.

• Para los usuarios externos sólo es posible consultar hasta tres (3) unidades a la vez.

• El Centro de Documentación puede recibir y enviar información solicitada por los usuarios a través del correo electrónico institucional destinado para los requerimientos y solicitudes de información pública.

• Una vez el usuario termine su consulta deberá informar al responsable del Centro de Documentación para que reciba los documentos. El funcionario verificará los documentos devueltos y las condiciones en que las recibió.

• Los servidores públicos de la entidad (usuarios internos) podrán tener hasta tres (3) unidades documentales en consulta y/o préstamo por el término de ocho (8) días y renovar vía correo institucional o personalmente su solicitud.

• En caso que el material esté prestado se informará al usuario la fecha de su devolución.

• Los usuarios internos que realicen préstamos deben regresar personalmente el material prestado, no mediante terceros.

• Al Centro de Documentación no se podrán ingresar bebidas y alimentos.

• El personal del Centro de Documentación procurará en todo momento ayudarle para facilitar su consulta. Diríjase a él para resolver cualquier duda.

• Los usuarios tendrán acceso al Centro de Documentación, de lunes a viernes, entre las 8:00 a.m., y las 12:00 m.

NORMAS DE CONVIVENCIA DE LOS USUARIOS

• Cumplir con el Reglamento del Centro de Documentación y las condiciones establecidas para cada servicio.

• Dar buen uso a los equipos, muebles y material bibliográfico que consulta.

• Dar trato respetuoso a las personas que laboran en el Centro de Documentación, como a los demás usuarios.

• Acatar las recomendaciones impartidas por el personal del Centro de Documentación.

• Abstenerse de fumar, comer, jugar, y hablar en voz alta.

• Ser responsables por el deterioro, demora o pérdida del material prestado para consulta.

• Respetar los derechos de autor. Solicitar asistencia al personal del Centro de Documentación cuando se presentan dudas sobre esta materia.

• Observar las medidas de conservación y maneras de usar los documentos.

• No sacar documentos del Centro de Documentación sin la previa autorización del mismo.

• Guardar silencio dentro de la Sala, mantener apagados o silenciados los teléfonos celulares y abstenerse de hablar por teléfono dentro de la Sala.

• Recibir a título personal, y en calidad de préstamo, el material bibliográfico que le sea entregado en la Sala de Consulta del Centro de Documentación.

DEL USO Y TRATO DE LOS DOCUMENTOS

• Bajo ningún criterio se podrán sacar documentos o libros de la Sala de Consulta.

• Evite revisar el material con rapidez. Las hojas deben ser pasadas lentamente y tomadas por la esquina superior derecha.

• El usuario no debe mutilar los documentos.

• Si necesita tomar fotos a los documentos, solicite la autorización y orientación del personal de la Sala de Consulta.

• No podrán publicarse copias fotográficas, diapositivas, transparencias proporcionadas por el Centro de Documentación, sin la previa autorización según el caso.

La solicitud se hará por escrito, la cual se autorizará de igual forma, que a la vez obliga a citar la procedencia de los documentos reproducidos.

DE LAS SANCIONES

El usuario responsable será sancionado con el costo total de la intervención a nivel de restauración que requiera el documento averiado o la reposición de un ejemplar idéntico en los casos de publicaciones, cuando el material que le ha sido entregado en calidad de préstamo o de consulta se deteriore por acción de rayar, escribir, mutilar y dañar, o se extravíe.

En cualquier caso, debe realizarse el pago del proceso o la reposición del ejemplar al Centro de Documentación, en un periodo no mayor a 10 días calendario, después de haber sido comprobada la acción.

DE LA SUSPENSIÓN DE LOS SERVICIOS

Se procederá a la suspensión de los servicios en el siguiente caso:

Cuando se sorprenda al usuario, mutilando o afectando la integridad del material del Centro de Documentación o lo retire sin la autorización correspondiente, el usuario podrá ser sujeto de las acciones legales pertinentes.

La Subdirección de Divulgación y Apropiación del Patrimonio a través del Centro de Documentación podrá suspender temporal o definitivamente el servicio a los usuarios que incumplan con este reglamento.

DE LA EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS

Los funcionarios de planta en carrera administrativa, provisionalidad o temporal y, contratistas del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural al retirarse de éste, deberán, para efectos de liquidación de salarios y/o prestaciones sociales, y firma del Acta de Liquidación de Contratos, deben diligenciar el certificado de paz y salvo con el Centro de Documentación.